Aktemur Aydın Site Yönetimi kat malikleri kurulu hakkında hukuki gereklilikleri sizler için özetledik.
Kat malikleri kurulu, apartman ve site yönetiminde alınacak tüm önemli kararların yasal olarak görüşüldüğü ve karara bağlandığı en yetkili organdır. Aktemur Site Yönetimi bu konuda size önemli bilgiler sunmaktadır. Yönetici seçimi, aidat bütçesinin onaylanması, bakım ve onarım kararları, ortak alanların kullanımı ve yönetim planına ilişkin birçok konu kat malikleri kurulunda kararlaştırılır. Bu nedenle toplantıların 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerine uygun şekilde yapılması büyük önem taşır.
Aydın Site Yönetimi kat malikleri kurulu uygulamalarında da en fazla hukuki uyuşmazlık oluşturan konuların başında usulüne uygun yapılmayan genel kurul toplantıları gelmektedir. Eksik tebligat yapılması, toplantı yeter sayısının yanlış hesaplanması, karar defterinin usule uygun tutulmaması veya kanunda öngörülen oy çoğunluklarına uyulmaması, alınan kararların Sulh Hukuk Mahkemesi tarafından iptal edilmesine neden olabilmektedir.
Bu rehberde kat malikleri kurulunun görevleri, toplantı türleri, çağrı usulleri, karar alma süreçleri, toplantı ve karar nisapları, vekâlet kullanımı, iptal davaları ve uygulamada dikkat edilmesi gereken hukuki ayrıntılar ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.
Aydın Site Yönetimi Kat Malikleri Kurulu Karar Alma Süreçleri ve Genel Kurul Rehberi
Kat Malikleri Kurulu Nedir?
Kat malikleri kurulu, 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 27. maddesi uyarınca ana gayrimenkulün yönetiminden sorumlu en yüksek karar organıdır. Kurul; apartman veya sitedeki tüm bağımsız bölüm maliklerinden oluşur ve ortak yaşamı ilgilendiren temel kararları alma yetkisine sahiptir.
Kat malikleri kurulu yalnızca yönetici seçen bir kurul değildir. Aynı zamanda ortak yaşamın mali, idari ve hukuki esaslarını belirleyen organdır. Alınan kararlar hem kat maliklerini hem de bağımsız bölümü kullanan kiracıları ve diğer kullanıcıları ilgilendirir.
Kat Malikleri Kurulunun Başlıca Görevleri
- Yönetici ve denetçiyi seçmek veya görevden almak
- İşletme projesini (bütçeyi) görüşmek ve onaylamak
- Aidat ve avans miktarlarını belirlemek
- Ortak alanlarda yapılacak bakım ve onarımlara karar vermek
- Demirbaş yatırımlarını değerlendirmek
- Yönetim planı değişikliklerini görüşmek
- Yöneticinin faaliyetlerini denetlemek
- Ortak yaşam kurallarını uygulamak
Kurulun aldığı kararlar, Kat Mülkiyeti Kanunu’na, yönetim planına ve emredici hukuk kurallarına aykırı olamaz. Kanuna aykırı şekilde alınan kararlar daha sonra mahkeme tarafından iptal edilebilir.
Profesyonel olarak yürütmek için firmamız Aktemur Site Yönetimi sizlere kurumsal çözümler sunmaktadır.
Kat Malikleri Kurulunun Yetki Sınırları
Kat malikleri kurulu geniş yetkilere sahip olmakla birlikte bu yetkiler sınırsız değildir. Kurul, bireysel mülkiyet hakkını ortadan kaldıran veya kanunun açık hükümlerine aykırı kararlar alamaz.
Örneğin;
- Bir bağımsız bölüm sahibinin ortak alanlardan tamamen yararlanmasını engelleyen kararlar,
- Kanunda öngörülen oy çoğunluğu sağlanmadan yönetim planını değiştiren kararlar,
- Kat maliklerine kanunda bulunmayan yeni mali yükümlülükler getiren kararlar,
- Mülkiyet hakkını ortadan kaldıracak nitelikteki kararlar
hukuken geçersiz sayılabilir.
Bu nedenle profesyonel site yönetiminde her karar alınmadan önce hem Kat Mülkiyeti Kanunu hem de yönetim planı birlikte değerlendirilmelidir.
Genel Kurul Toplantıları Kaç Çeşittir?
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre genel kurul toplantıları iki farklı şekilde yapılabilir.
1. Olağan Genel Kurul Toplantısı
Olağan toplantı, yönetim planında farklı bir tarih belirtilmemişse her yıl en az bir defa yapılır. Birçok apartman ve sitede toplantılar yılın ilk aylarında gerçekleştirilmektedir. Ancak yönetim planında farklı tarihler belirlenmişse toplantılar bu tarihlere göre yapılır.
Olağan toplantılarda genellikle şu konular görüşülür:
- Geçmiş yılın faaliyet raporu
- Gelir-gider hesaplarının incelenmesi
- Yöneticinin ibrası
- Yeni yönetici seçimi
- Denetçi seçimi
- Yeni dönem bütçesinin kabulü
- Aidat miktarlarının belirlenmesi
- Bakım ve onarım kararları
Olağan toplantılar, apartman ve sitenin düzenli yönetiminin sürdürülebilmesi açısından en önemli toplantılardır.
2. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı
Bazı durumlarda yıllık toplantının beklenmesi mümkün olmayabilir. Acil karar alınmasını gerektiren önemli gelişmeler ortaya çıktığında olağanüstü genel kurul yapılabilir.
Örneğin;
- Asansörün tamamen yenilenmesi
- Dış cephe mantolaması
- Çatı onarımı
- Yangın sonrası oluşan hasarlar
- Deprem güçlendirmesi
- Yönetici istifası
- Beklenmeyen yüksek maliyetli giderler
olağanüstü toplantı yapılmasını gerektirebilir.
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca olağanüstü toplantı; yönetici tarafından veya kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından en az üçte birinin istemi üzerine gerçekleştirilebilir.
Genel Kurul Çağrısı Nasıl Yapılır?
Kat malikleri kurulunda alınan kararların geçerliliği açısından en önemli aşamalardan biri toplantı çağrısıdır. Usulüne uygun çağrı yapılmayan toplantılarda alınan kararlar iptal edilebilir.
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi uyarınca toplantı çağrısının toplantı tarihinden en az 15 gün önce kat maliklerine ulaştırılması gerekir.
Çağrıda Bulunması Gereken Bilgiler
- Toplantının tarihi
- Toplantı saati
- Toplantı yeri
- Toplantı gündemi
- İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri
İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının yapılacağı tarih de ilk çağrı yazısında belirtilmelidir. İki toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz.
WhatsApp Mesajı veya Apartman Panosu Tebligat Yerine Geçer mi?
Uygulamada en çok hata yapılan konulardan biri budur. Apartman panosuna ilan asılması, WhatsApp grubuna mesaj gönderilmesi veya sözlü bilgilendirme yapılması tek başına kanuni tebligat yerine geçmez.
Her ne kadar günümüzde birçok site dijital iletişim araçlarını aktif olarak kullansa da, hukuki uyuşmazlık yaşanması halinde mahkemeler öncelikle Kat Mülkiyeti Kanunu’nda öngörülen çağrı usulüne uyulup uyulmadığını değerlendirir.
Bu nedenle Aktemur profesyonel site yönetimi için toplantı çağrılarının yazılı şekilde yapılması ve gerektiğinde ispat edilebilecek kayıtların saklanması büyük önem taşımaktadır.
Kat Malikleri Kurulu Toplantı Nisapları Nasıl Hesaplanır?
Kat malikleri kurulunda alınan kararların hukuken geçerli olabilmesi için toplantının kanunda belirtilen yeter sayılarla yapılması gerekir. Uygulamada en fazla hata yapılan konuların başında toplantı ve karar nisaplarının yanlış hesaplanması gelmektedir. Özellikle ilk toplantı ile ikinci toplantının farklı kurallara tabi olması, birçok apartman ve sitede usul hatalarına neden olmaktadır.
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu‘nun 30. maddesi, kat malikleri kurulunun hangi çoğunlukla toplanacağını ve kararların hangi çoğunlukla alınacağını düzenlemektedir.
Birinci Toplantıda Toplantı Yeter Sayısı
İlk toplantının yapılabilmesi için hem kat maliklerinin sayı bakımından çoğunluğu hem de arsa payı bakımından çoğunluğu birlikte sağlanmalıdır.
Başka bir ifadeyle yalnızca kişi sayısının fazla olması yeterli değildir. Toplantıya katılan maliklerin temsil ettiği arsa paylarının da toplam arsa payının yarısından fazla olması gerekir.
Örneğin 20 bağımsız bölüm bulunan ve arsa paylarının eşit olduğu bir apartmanda ilk toplantının yapılabilmesi için en az 11 kat malikinin veya vekilinin toplantıya katılması gerekir.
İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa toplantı yapılamaz ve daha önce ilan edilen ikinci toplantı tarihinde yeniden toplanılır.
İkinci Toplantıda Toplantı Yeter Sayısı
Aydın Site Yöntimi kat malikleri kurulu ilk toplantısında yeterli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı yapılabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca ikinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz.
İkinci toplantı, toplantıya katılan kat malikleri ile açılır ve kanunda farklı bir çoğunluk öngörülmeyen konularda kararlar toplantıya katılanların oy çokluğu ile alınır.
Ancak bu durum her karar için geçerli değildir. Yönetim planının değiştirilmesi, ortak alanlarda önemli değişiklikler yapılması veya kanunun özel çoğunluk aradığı diğer konularda ikinci toplantıda da ilgili özel nisapların sağlanması zorunludur.
Kat Maliklerinin Oy Hakkı
Kat malikleri kurulunda oy hakkı bağımsız bölüm sahipliğine dayanır. Her kat maliki, sahip olduğu bağımsız bölüm üzerinden oy kullanma hakkına sahiptir.
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 31. maddesi uyarınca temel kurallar şunlardır:
- Her bağımsız bölüm için bir oy hakkı bulunur.
- Bir kişinin birden fazla bağımsız bölümü varsa her bağımsız bölüm için ayrı oy kullanabilir.
- Ancak bir kişinin kullanabileceği toplam oy sayısı bütün oyların üçte birini geçemez.
- Kesirli sayılar dikkate alınmaz.
Bu düzenleme, tek bir malikin çok sayıda bağımsız bölüme sahip olması nedeniyle yönetimi tamamen kontrol etmesini önlemek amacıyla getirilmiştir.
Aydın Site Yönetimi Kat Malikleri Kurulu Hisseli Tapularda Oy Kullanma
Bir bağımsız bölüm birden fazla kişiye ait olabilir. Eşler, kardeşler veya mirasçılar aynı bağımsız bölümün hissedarı olabilirler.
Bu durumda hissedarların tamamı ayrı ayrı oy kullanamaz. Bağımsız bölümü temsil edecek tek bir kişi belirlenmeli ve toplantıda bu temsilci oy kullanmalıdır.
Hissedarlar kendi aralarında temsilci belirleyemezlerse oy kullanılması mümkün olmayabilir.
Vekâletle Genel Kurula Katılmak
Kat malikleri toplantıya bizzat katılabilecekleri gibi başka bir kişiyi de vekil olarak görevlendirebilirler.
Özellikle yazlık sitelerde yaşayan, farklı şehirlerde bulunan veya yurt dışında ikamet eden kat malikleri açısından vekâlet uygulaması büyük kolaylık sağlamaktadır.
Vekil olarak başka bir kat maliki seçilebileceği gibi dışarıdan herhangi bir kişi de görevlendirilebilir.
Vekâletnamenin yazılı olması, temsil yetkisinin açık şekilde belirtilmesi ve gerektiğinde yönetime ibraz edilmesi tavsiye edilir.
Aydın Site Yönetimi Kat Malikleri Kurulu Bir Kişi Kaç Vekâlet Alabilir?
Kat Mülkiyeti Kanunu vekâlet konusunda da sınırlamalar getirmiştir.
- 40 veya daha az bağımsız bölüm bulunan yapılarda bir kişi en fazla iki kat malikini temsil edebilir.
- 40’tan fazla bağımsız bölüm bulunan sitelerde ise bir kişinin kullanabileceği vekâlet oyları toplam oyların yüzde beşini geçemez.
Bu sınırlama, çok sayıda vekâlet toplayan kişilerin genel kurul üzerinde aşırı hâkimiyet kurmasını önlemeyi amaçlamaktadır.
Kararlar Hangi Oy Çoğunluğu ile Alınır?
Kat malikleri kurulunda her karar aynı çoğunlukla alınmaz. Bazı kararlar basit çoğunlukla alınabilirken bazı kararlar için nitelikli çoğunluk veya oy birliği aranır.
Bu nedenle karar alınmadan önce hangi konunun hangi çoğunluğa tabi olduğunun doğru belirlenmesi gerekir.
Basit Oy Çoğunluğu Gerektiren Kararlar
Kanunda aksi belirtilmeyen günlük yönetim kararları toplantıya katılan maliklerin oy çokluğu ile alınır.
Bunlara örnek olarak;
- Yıllık işletme bütçesinin kabulü
- Temizlik hizmetlerinin planlanması
- Bahçe bakım sözleşmeleri
- Asansör bakım firması seçimi
- Ortak alan temizlik giderleri
- Küçük bakım ve onarım işleri
gösterilebilir.
Nitelikli Çoğunluk Gerektiren Kararlar
Bazı kararlar apartmanın geleceğini doğrudan etkilediği için daha yüksek oy oranları aranır.
Örneğin yönetim planının değiştirilmesi için Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 28. maddesi gereğince kat maliklerinin beşte dördünün (4/5) yazılı onayı gerekir.
Aynı şekilde ortak alanlarda önemli değişiklikler yapılması, yeni tesis kurulması veya ortak kullanım alanlarının farklı amaçlarla değerlendirilmesi gibi konularda da kanunda belirtilen özel çoğunluklara uyulmalıdır.
Oy Birliği Gerektiren Kararlar
Bazı kararlar ise bütün kat maliklerinin ortak iradesini gerektirir.
Kanunun oy birliği aradığı durumlar arasında;
- Ortak alanların bağımsız bölüme dönüştürülmesi,
- Ana gayrimenkulün kullanım amacının değiştirilmesi,
- Bazı ortak alanların sürekli olarak üçüncü kişilere tahsis edilmesi gibi mülkiyet hakkını doğrudan etkileyen işlemler
yer almaktadır.
Karar Defteri Nasıl Tutulmalıdır?
Kat malikleri kurulunda alınan bütün kararlar noter tasdikli karar defterine yazılmalıdır.
Karar defteri yalnızca alınan kararların özetinin yazıldığı bir belge değildir. Aynı zamanda ileride çıkabilecek hukuki uyuşmazlıklarda en önemli delillerden biridir.
Bu nedenle karar defterinde şu bilgiler eksiksiz bulunmalıdır:
- Toplantı tarihi
- Toplantı yeri
- Hazır bulunan kat malikleri
- Vekâletle katılan kişiler
- Gündem maddeleri
- Görüşülen konular
- Alınan kararlar
- Kararın oy çokluğu veya oy birliği ile alındığı
- Muhalefet şerhleri
- İmzalar
Karara katılmayan veya olumsuz oy kullanan kat malikleri, itiraz gerekçelerini karar defterine yazarak muhalefet şerhi düşebilirler. İleride açılabilecek iptal davalarında bu kayıt önemli delil niteliği taşımaktadır.